0013.jpg
Je bent hier: Home Algemene informatie Privacywet
PDF Afdrukken

Privacy beleid Scouting Maria Goretti Pey

Scouting Maria Goretti verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Algemeen
Binnen Scouting Maria Goretti zijn alle kaderleden, die in meer of mindere mate met persoonsgegevens werken, op de hoogte van privacybeleid en wat dit voor hen betekent.Het privacybeleid zal minstens 1 keer per jaar worden nagelopen en ge-update waar nodig, hetzelfde geldt voor dit document met de werkafspraken.

Privacy statement Scouting Nederland
In dit privacy beleid geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Maria Goretti Pey via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
Aanmelding voor lidmaatschap verloopt via het contactformulier op www.scoutingpey.eu of via gegevensbeheer (at) scoutingpey.eu. Een hardcopy inschrijfformulier ingevuld door de ouder(s)/begeleider(s) komt via de speltakleiding terecht bij de penningmeester, voor de financiële afhandeling, en de gegevensbeheerder, voor de inschrijving in Scouts Online. Zodra de inschrijving voltooid in Scouts Online voltooid is worden de inschrijfformulieren vernietigd, met uitzondering van het machtigingsformulier voor de contributie. en de toestemmingsverklaring voor het gebruik van beeldmateriaal Zie ook Financiële gegevens en Beeldmateriaal in dit document.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Maria Goretti Pey hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd, of terug gegeven aan de ouders.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Maria Goretti Pey mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Aanmelding activiteiten
Ouder(s)/verzorger(s) melden jeugdleden voor activiteiten aan bij de speltakleiding of bij het secretariaat. Het aantal aanmeldingen wordt zonder herleidbare persoonsgegevens doorgegeven aan de organisatie van de betreffende activiteit.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard. Voor de financiële gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. De penningmeester van Scouting Maria Goretti Pey heeft inzicht in de financiële gegevens en is te bereiken via penningmeester (at) scoutingpey.eu.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten kast bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media
Scouting Maria Goretti Pey stuurt met enige regelmaat emailberichten voor gezamenlijke activiteiten, speltakspecifieke activiteiten, dan wel sponsoracties. Deze berichten worden verstuurd door het secretariaat van Scouting Maria Goretti Pey of de betreffende speltakleiding. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van de BCC functie van het emailprogramma alsmede het versturen van emailberichten via Scouts Online. De mogelijkheid bestaat om zich voor deze emailberichten af te melden (de zogenaamde OPT-Out).

Indien een speltak gebruik maakt van Whatsapp om contact te hebben met de ouder(s)/begeleider(s) van de jeugdleden zal te alle tijden gebruik gemaakt worden van een uitnodiging om mensen in de groepsconversatie toe te voegen (de zogenaamde OPT-IN).

Het contactformulier op de website www.scoutingmariagoretti.nl vraagt om een naam en emailadres. Dit valt onder rechtmatige verwerking omdat er contact moet kunnen worden opgenomen. Deze persoonsgegevens zullen na afhandeling van de inhoud van het ontvangen bericht worden verwijderd.

Beeldmateriaal
Scouting Maria Goretti Pey maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Maria Goretti Pey en als beeldherinnering. Zo worden foto’s gebruikt voor de website, het sociale media kanaal Facebook en papieren media waaronder Scouting Maria Gazetti bijlage van het Scouts Magazine. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd)lid. Vanaf 16 jaar is het verplicht dat jeugdleden zelf toestemming geven, de toestemming die eventueel eerder verkregen is van de ouder(s)/voogd(en) volstaat niet langer voor het verwerken van beeldmateriaal. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Maria Goretti Pey is terug te vinden via www.scoutingpey.eu en is op te vragen via het secretariaat; info (at) scoutingpey.eu

Datalekken
Binnen Scouting Maria Goretti Pey hebben we een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken bewerkers’ via de Functionaris Gegevensbescherming gemeld bij Scouting Nederland via privacy (at) scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Maria Goretti Pey binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info (at) scoutingpey.eu). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

 
 

     

(c) Copyright Scouting Maria Goretti 2018